Làm thế nào để những người tham gia cuộc họp phát biểu ý kiến của bản thân?

Theo một nghiên cứu mới từ Trường Kinh tế Sydney và Đại học Lund, quan điểm đối lập cũng có thể trở thành một trong những chiến lược nhằm khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến của bản thân trong các cuộc họp

Kết quả nghiên cứu đã góp phần quan trọng trong việc hiểu rõ hơn những rào cản khiến cho các cá nhân không muốn phát biểu trong các cuộc họp. Theo GS. Betina Szkudlarek (trưởng nhóm nghiên cứu), mỗi người đều đã từng trải qua cảm giác thất vọng khi nghe thấy những lời phàn nàn về công việc từ các cuộc trò chuyện riêng tư, trong khi không có bất kỳ ý kiến nào đối với lãnh đạo trong các cuộc họp. Nhóm nghiên cứu thấy rằng cảm giác sợ hãi về việc công danh và sự nghiệp có thể bị hủy hoại, cũng như cảm giác không thay đổi được gì cho dù có ý kiến thế nào đi nữa lại không phải là những lý do chính khiến nhiều người không phát biểu trong các cuộc họp.

Các nhà nghiên cứu đã nhận diện được 4 hành vi chính liên quan tới sự im lặng trong các cuộc họp:

1. Chủ nghĩa cơ hội (opportunism): sự tập trung vào quá trình sự nghiệp của mỗi cá nhân, trong đó lợi ích cá nhân được đặt cao hơn lợi ích tập thể, dẫn tới việc mỗi người đều không nhìn thấy giá trị trong việc đóng góp cho tập thể

2. Sự thoải mái (Convenience): mong ước về một công việc không quá phức tạp, trong đó việc giữ im lặng tại các cuộc họp được xem như phương thức hiệu quả nhất để giới hạn tối đa các công việc phát sinh

3. Sự không phù hợp (Ineptitude): niềm tin về việc chỉ một số ít người sở hữu khả năng lãnh đạo và phát biểu trong các cuộc họp

4. Sự tách rời (detachment): liên quan tới xu hướng "rời đi một cách lặng lẽ", trong đó mọi người chỉ tập trung vào việc giới hạn phạm vi của mọi thứ, và không cảm thấy có trách nhiệm hoặc có sự kết nối đối với nơi làm việc

GS. Szkudlarek thừa nhận rằng trong khi nghiên cứu này chỉ bao gồm những mẫu nhỏ và rất cụ thể, tuy nhiên kết quả nghiên cứu được cho là có thể ứng dụng trong những tình huống ngoài phạm vi học thuật.

Để cải thiện sự tham gia trong các buổi họp, bà cho rằng những người lãnh đạo cũng như người tham gia cuộc họp cần phải thay đổi cấu trúc, niềm tin cũng như hy vọng, từ đó khuyến khích các dữ liệu đầu vào, qua đó làm cho buổi họp năng suất hơn xét về mặt thời gian của mỗi người.

Theo GS. Szkudlarek, các nhà lãnh đạo có thể tổ chức các nhóm nhỏ nhằm khích lệ việc chia sẻ ý tưởng, đồng thời giao nhiều trách nhiệm hơn cho các nhóm. Những thành viên ít phát biểu ý kiến cần được xếp cặp hoặc chung nhóm với những thành viên "ít nói" khác trên tinh thần hướng tới sự thay đổi.